Ce n'est pas l'étape qui coûte, c'est le passage.
Prenez n'importe quel processus dans votre entreprise et regardez non pas les étapes, mais ce qui se passe entre elles. Une information est recopiée d'un écran à l'autre. Quelqu'un vérifie qu'un message est bien arrivé. Une relance est faite de mémoire. Un fichier est transféré à la main.
Ces gestes-là ne produisent rien. Ils existent parce que deux outils ne se parlent pas, ou parce que personne n'a jamais eu le temps de s'en occuper. Pris un par un, chacun dure une minute et ne vaut pas qu'on s'y attarde. Additionnés sur un an, ils représentent des semaines de travail que personne n'a jamais décidé de dépenser.
Automatiser un processus, c'est donc s'occuper des passages, pas des étapes. Les étapes restent, elles sont votre métier. Ce sont les coutures qui disparaissent.
Tous les processus ne s'automatisent pas pareil.
On distingue habituellement trois familles, et savoir dans laquelle on se trouve change complètement l'approche et le coût.
Processus déterministe
Les mêmes entrées donnent toujours les mêmes sorties. Une facture émise déclenche un rappel à J+15, un formulaire crée une fiche. Ce sont les plus simples, les moins chers, et de loin les plus rentables à traiter en premier : le résultat est garanti et le coût de fonctionnement est nul.
Processus avec jugement
Une étape demande d'interpréter quelque chose : lire une demande écrite librement, décider si un dossier est complet, estimer une urgence. Ces processus s'automatisent partiellement, avec un point de validation humain là où le jugement se produit.
Processus de décision
L'étape centrale engage l'entreprise : accorder une remise, accepter un délai, refuser un client. Ceux-là ne s'automatisent pas, et ce n'est pas une limite technique. On automatise tout ce qui les entoure pour que la décision arrive préparée, et rien de plus.
Le processus qui coûte le plus, pas le plus spectaculaire.
La tentation est toujours de commencer par ce qui impressionne. C'est une erreur : le processus le plus visible est rarement le plus coûteux, et un premier chantier qui ne se rembourse pas condamne tous les suivants.
La bonne façon de choisir tient en trois questions. À quelle fréquence ce processus se déclenche-t-il ? Combien de personnes le touchent avant qu'il n'aboutisse ? Que se passe-t-il quand personne ne s'en occupe — rien, ou une perte sèche ? Un processus fréquent, qui passe par plusieurs mains, et dont l'oubli coûte de l'argent, est toujours le bon premier chantier.
C'est exactement ce que fait le diagnostic, et c'est pourquoi il précède tout le reste. La méthode complète est détaillée sur la page d'accueil, et le cas des petites structures sur la page automatisation des processus pour PME.
Ce qu'on nous demande le plus souvent.
Qu'est-ce que l'automatisation d'un processus ?+
C'est le fait de supprimer les gestes manuels qui relient les étapes d'un processus : la ressaisie, la vérification, la relance faite de mémoire, le transfert de fichier. Les étapes restent, ce sont les coutures entre elles qui disparaissent.
Quels sont les trois types de processus ?+
Les processus déterministes, où les mêmes entrées donnent toujours les mêmes sorties ; les processus avec jugement, où une étape demande d'interpréter quelque chose ; et les processus de décision, où l'étape centrale engage l'entreprise. Les premiers s'automatisent entièrement, les deuxièmes partiellement, les troisièmes pas du tout.
Qu'est-ce que l'automatisation du travail ?+
C'est le fait de confier à une machine les gestes répétitifs et prévisibles d'un métier, pour que le temps humain se concentre sur ce qui demande une décision ou une relation. Ce n'est pas la même chose que remplacer un poste : on retire des gestes, pas des personnes.
Par quel processus faut-il commencer ?+
Par celui qui se déclenche le plus souvent, qui passe par le plus de mains, et dont l'oubli coûte de l'argent. Jamais par le plus spectaculaire : un premier chantier qui ne se rembourse pas condamne tous les suivants.
Faut-il tout automatiser d'un coup ?+
Non, et c'est même la meilleure façon d'échouer. On met une automatisation en production, on vérifie qu'elle tient dans votre réalité, et on passe à la suivante seulement ensuite.
Une tâche vous prend trop de temps ?
Décrivez-la. On vous dit en 15 minutes si elle peut être automatisée, et ce que ça impliquerait.